Talks

Comment organiser une conférence ?

Organisation

Introduction

Cette page a pour but de permettre (en théorie) à n'importe quel membre de l'association GConfs de gérer une conférence (de la réservation de la salle jusqu'à la gestion du stream tout en passant par la communication).

Retenez qu'il est plus facile de diviser les tâches que d'essayer de tout gérer soi même.

Respo, quésaco ?

Le responsable pour une conf a pour rôle de superviser une conférence, de la réservation de la salle jusqu'au stream.

Il doit s'assurer que la salle est réservée suffisamment à l'avance (idéalement, la salle doit être reservée plus d'une semaine à l'avance), que la communication soit faite à temps et de la disponibilité des personnes aptes à gérer le stream.

TL;DR : Il faut savoir envoyer des mails et faire une fiche événement.

Réservation d'une salle

Fiche event à la main

L'ADM étant allergique à notre tool de génération de fiche event, il est recommandé de rédiger la fiche event à la main. Le modèle de fiche event est disponible en pièce jointe à cette page.

Génération d'une fiche événement automatisée

La création d'une fiche événement se fait à l'aide du générateur dispo sur le bitbucket de l'association. Pour le récupérer il suffit de cloner le repo, la création d'une fiche se fait en trois étapes :

Concernant la salle à réserver on essaie de prendre en priorité l'Amphi 4 au Kremlin-Bicêtre et la VA105 à Villejuif, ce sont les salles qui offrent des conditions optimales pour le stream.

Réservation de salle(s)

Une fois la fiche event prête il suffit de l'envoyer à Sarah Bensalem (sarah.bensalem at epita dot fr) avec le bureau (bureau at gconfs dot fr) en copie. A noter qu'il faut prévoir des fiches supplémentaires dans le cas où le conférencier souhaite faire un TP, celles-ci se font et s'envoient de la même manière.

Le tout doit être fait au plus tard une semaine avant la conf.

Communication

Affiches

Site Web

Le nouveau site web GConfs gère automatiquement la mise à jour de la page conférence, donc plus besoin de se soucier de ça. Les conférences sont automatiquement crawlées sur la page YouTube de GConfs et affichées sur le site web.

News

Facebook

GConfs possède une page Facebook https://www.facebook.com/GConfs/ où l'association publie les conférences à venir. Les conférences sont publiées sous la forme d'un événement Facebook quelques jours avant la conférence. Mais Facebook ne suffit pas et il est important d'également faire la communication sur les autres réseaux sociaux comme Twitter ou Meetup. Pour rédiger du contenu sur la page Facebook, il faut que l'un des administrateur vous ajoute.

Twitter

Malheureusement, GConfs a perdu l'accès au compte twitter historique de l'asssociation https://twitter.com/gconfs. Malgrès de nombreuses démarches et justificatifs envoyés à Twitter (merci Horgix !), il ne nous a jamais été possible de récupérer l'accès au compte. Contrairement à Facebook, il est nécessaire de se connecter avec un username/password au compte de l'association, les identifiants sont accessible dans le vault.

Si vous connaissez quelqu'un chez twitter, c'est le moment de nous aider :) Pour temporiser, un nouveau compte twitter a été créé sur https://twitter.com/AssoGConfs.

Meetup

En 2019, GConfs a lancé un compte Meetup https://www.meetup.com/gconfs/ pour mieux gérer la communication des conférences à venir. Afin que l'expérience soit concluante, il est important d'également faire la communication des événements GConfs sur cette plateforme. D'autant plus qu'un compte organisateur Meetup est payant, autant rentabiliser l'investissement.

News Epita

Pour satisfaire les éternels irréductibles, il arrive parfois à GConfs de faire de la communication sur les newsgroup epita like it was 1990. Il est important de respecter la netiquette, vous pouvez poster dans le newsgroup assos.gconfs sur news.epita.fr.

Passage dans les salles

Matériel

L'association possède actuellement le matériel suivant :

A terme nous cherchons à acquérir le matériel suivant :

Le matériel est actuellement entreposé dans une armoire métallique dans le local que l'on partage avec Ephemere. À noter qu'en cas d'indiponibilité du bocal il est possible d'entreproser le matériel au LSE, cela s'est déjà fait par le passé.

Gestion du Stream

Concernant la table il ne faut pas toucher au gain, sous peine d'avoir du bruit et un son pas forcément plus haut, les micros sont sur les deux entrées "Line" et "2/3 Line", la salle est sur "Main Mix" et la carte son externe sur "Phones".

Côté laptop

OBS
Youtube
Epiphan Capture Tool

Communication

Affiches

Les éléments suivants doivent être présents sur l'affiche :

Toutes les anciennes fiche event sont disponibles sur le Drive de l'association.

Canaux de communication

GConfs possède plusieurs moyens de communiquer aux élèves, dont:

Proposition

Cette page a pour but d'énoncer les différents moyens de proposer une conférence / GREP.

En tant qu'externe

Pas besoin de faire partie de l'association pour proposer une conférence. Il est possible de proposer une conférence en nous contactant via la page Facebook ou par mail à contact@gconfs.fr avec en sujet : [EVENT][SUJET] Proposition de conférenceEVENT et SUJET sont remplacés par l'evenement et le sujet dont vous voulez parler. Précisez bien ce dont vous souhaitez parler, le public cible, à quelle date, et dans quelle salle dans le corps du mail si possible.

Ceci dit, pas besoin d'attendre un événement annuel pour proposer une conférence, il est tout à fait possible d'organiser une conférence individuelle.

En tant que membre

En tant que membre il est tout à fait possible d'organiser ou de proposer une conférence, il suffit d'en parler sur le Slack ou d'envoyer un mail comme énoncé ci-dessus.