Association

Guide de gestion de l'association

Acceuillir un nouveau membre

Fiche de membre

Des fiches de membre ont été créées, et à defaut d'être éditable il faut les imprimer puis les faire remplir à la main. Le PDF correspondant est disponible en pièce joint à cette page.

Mailing list

Pour ajouter un nouveau membre à la mailing list, il faut passer par l'interface des Google Apps. Seul le président de l'association a le contrôle du Google Apps pour ajouter de nouveaux membres.

Le groupe associé à everyone@gconfs.fr est celui nommé "Membres", et c'est dans celui-ci qu'il faut créer le nouvel utilisateur.

Certains membres actifs ont également une adresse mail @gconfs.fr permettant d'accèder au Drive de l'association, un compte peut être créé par le président. La nomenclature de création est pseudo@gconfs.fr pour le mail et Prenom "pseudo" Nom pour le nom du compte.

Ajout sur Slack

Il faut également lui demander un mail pour lui envoyer une invitation à rejoindre le workspace https://gconfs.slack.com où toute la communication interne de l'association se fait.

Mail de bienvenue

Après ajout d'un membre à la mailing list, il est important de lui envoyer un mail afin de l'informer et de lui indiquer la marche à suivre pour utiliser les différents services internes. Ci-dessous se trouve un mail type de base, regroupant la plupart des éléments importants. Ne pas oublier de joindre la fiche d'adhésion !

Bonjour,

Tu es désormais inscrit à la Mailing List everyone@gconfs.fr, et
devrais par conséquent recevoir les mails futurs. Il n'y a
malheureusement pas moyen de consulter les anciens mails à l'heure
actuelle pour les nouveaux membres.

Les discussions principales se tiennent sur la ML, mais beaucoup
ont également lieu sur Slack: gconfs.slack.com, n'hésites
pas à passer y faire un tour et à y rester connecté !

Nous t'invitons également à ajouter les agendas suivants à ton
Google Calendar si tu en possèdes un :

* agenda@gconfs.fr pour les dates de conférence.
* agenda-reunions@gconfs.fr pour les dates de réunion.
* agenda-epita@gconfs.fr pour les vacances, partiels, JPO et JDMI

Si tu as l'impression de ne pas recevoir les mails de la ML ou
rencontre un quelconque problème avec les Agendas Google
ou quoi que ce soit d'aute, n'hésites pas à prévenir ou demander
des précisions sur Slack ou en répondant à ce mail. Il en va de
même pour toute question que tu pourrais avoir envie de poser.

Les réunions de l'association se déroulent une fois toutes les deux
semaines, à Epita KB, le mercredi soir à 19h.

Enfin, nous t'invitons à faire une petite présentation sur toi
même sur la mailing list avec comme objet "[GCONFS][PREZ] Hi I'm
<pseudo>" et everyone@gconfs.fr pour le destinataire. Tu es libre
d'y mettre le contenu que tu souhaites, mais nous parler de tes
motivations pour rejoindre l'asso, de ce que tu aimes et fais dans
la vie, etc. serait bienvenu. Dernier point : n'oublies pas de
respecter la netiquette lorsque tu écris à la ML :
https://intra.assistants.epita.fr/documents

Bienvenue dans l'association !

Welcomement,

Rejoindre l'association

Il existe plusieurs moyens de rejoindre l'association.

Via les mails

La manière la plus simple est tout simplement de nous contacter. Il est possible de le faire via la page Facebook, ou par mail à contact@gconfs.fr. Pensez à préciser qui vous êtes, de quelle école vous venez (si vous êtes étudiant), et une phrase pour expliquer pourquoi vous souhaitez rejoindre l'association. Une fois que vous nous avez contacté, nous vous répondrons au plus vite.

Via les réunions

Il est aussi possible de rejoindre l'association en venant directement à une réunion, si l'un de vos amis est membre par exemple.

Matériel

Le matériel de GConfs est stocké dans le local de l'association partagé avec Ephémère.

Voici la liste de notre matériel.

Général

Nom Quantité
Ralonge cube 1
Carte Elgato HS 60s 1
Shure BLX set 1
AKG WMS40 1
Zapette Zoweetok 1
Webcam Logitech 1
Qumox SJ4000 1
Refroidisseur de laptop 1
ProFx8 + alimentation 1
Laptop Dell + alimentation 1
Trépied 1
Kakémono 1
Pupitre 1
Anciennes affiches 24
Porte-micro 1

Cables

Type de cable Quantité
HDMI 7
VGA 2
DVI 3
USB -> USB B 3.0 1
USB -> USB B 2.0 2
USB -> USB A 1
USB -> Micro USB 1
USB B 3.0 mâle -> USB B 3.0 femelle 1
Jack 3.5 mm -> Jack 3.5 mm 2
Jack 3.5 mm -> L/R 1
Jack 6.5 mm -> Jack 6.5 mm 3
Jack 6.5 mm -> L/R 2
Jack 6.5 mm -> XLR femelle 1
XLR mâle -> XLR femelle 3

Adaptateurs

Type d'adaptateur Quantité
VGA femelle -> HDMI mâle 2
VGA femmelle -> USB 3.0 1
HDMI femelle -> Display Port 1
HDMI femelle -> Mini Display Port 1
HDMI femelle -> VGA mâle 1
HDMI femelle -> DVI mâle 1
DVI femelle -> VGA mâle 1
DVI femelle -> HDMI mâle 1
Jack 3.5 mm femelle -> Jack 6.5 mm mâle 1
Jack 6.5 mm femelle -> Jack 3.5 mm mâle 1

Piles

Type de pile Quantité
AA neuves 9
AA usagées 9
AAA neuves 8
AAA usagées 4

E-mail

GConfs dispose de mailing lists et de comptes mails via Google.

Assemblée Générale

L'assemblée générale (AG) est un évènement annuel où tous les membres de l'association sont conviés.

Contenu

Sont toujours discutés :

C'est aussi l'endroit où peuvent être discutés :

Organisation

Le président doit envoyer un mail sur everyone@ prévenant de la tenue d'une assemblée générale ainsi que les modalités de renouvellement du bureau.

Les listes candidates au bureau de l'association doivent envoyer leur candidate par réponse à ce mail (voir la page Bureau pour plus d'informations).

Bureau

Le bureau de l'association est composé de 6 rôles distincts. Une même personne ne peut pas occuper plusieurs rôles, et il n'est pas nécessaire de faire partie du bureau pour être actif au sein de l'association.